Come rendere semplice, immediato ma soprattutto efficiente il monitoraggio dei processi di firma in azienda? Costruendo un percorso approvativo lineare e dalla user experience intuitiva, ma soprattutto adottando una soluzione di libro firma digitale su misura: una soluzione come TCSign. La piattaforma che Teleconsys ha sviluppato in collaborazione con l’Università di Roma Tor Vergata è stata infatti espressamente progettata per integrarsi con il parco applicativo aziendale – e in particolare con gli strumenti per la produttività – in maniera trasparente. Gli utenti coinvolti negli iter approvativi di ciascun flusso documentale possono così accedere ai documenti, visionarli, approvarli tramite firma elettronica e inviarli ai destinatari, mentre le segreterie dei vari dipartimenti hanno finalmente la facoltà di monitorare, passaggio dopo passaggio, l'evolversi di ciascuna procedura, e nel caso di intervenire per sollecitare le operazioni in stallo. Un vantaggio che si ripercuote sia sulla qualità dei singoli processi, sia sull'esperienza d'uso della forza lavoro, sia sull'efficienza dell'organizzazione in generale, a tutto beneficio del business.
TCSign consente infatti di rivoluzionare – letteralmente – il modo in cui utenti e documenti si relazionano tra loro nel corso dei processi approvativi, aiutando l'ecosistema in cui è inserita l'azienda a compiere il passo finale verso la completa digitalizzazione dei flussi documentali. L'applicazione, fruibile su desktop come da mobile device (sia su dispositivi Android sia su smartphone e tablet iOS), dà vita a un ambiente collaborativo all'interno del quale gli amministratori di sistema possono assegnare task, funzioni e protocolli di sicurezza a qualsiasi documento in base alle credenziali di cui gode ciascun utente, impostando regole, eccezioni e raccomandazioni. Questo permette di avviare cicli automatici di approvazione che semplificano notevolmente, passaggio dopo passaggio, l'intera catena del consenso.
Al tempo stesso, TCSign registra tutte le interazioni avvenute tra gli utenti e i documenti, aggiornando in tempo reale lo stato di avanzamento della procedura per ogni progetto. La capacità della soluzione di dialogare con qualsiasi piattaforma permette di estendere questo meccanismo anche alle fasi del processo approvativo che avvengono fuori dalle aziende che hanno adottato TCSign. Basti pensare ai percorsi, spesso tortuosi, che devono affrontare contratti di acquisto e di vendita: con TCSign le attività necessarie modificare un documento, avallarlo, apporre una firma e autorizzare l'ordine vengono standardizzate lungo tutto l'iter, a prescindere dal fatto che ci si trovi entro i perimetri aziendali o sui sistemi di partner, clienti, fornitori.
Sono proprio l'uniformità e la semplicità d'uso della piattaforma a conferire ai processi approvativi una visibilità e una tracciabilità impensabili fino a pochi anni fa. Questo si traduce nell'opportunità di utilizzare i dati generati da ciascuna operazione per studiare i percorsi che compiono i documenti e identificare colli di bottiglia e margini di miglioramento con l'obiettivo di modificarne l'impianto, ottimizzandoli, o – laddove convenga – di reingegnerizzarli.
In questo senso TCSign offre alle imprese che hanno già cominciato ad applicare l'approccio data-driven al conseguimento della massima efficienza di processo, una tecnologia che si rivelerà sempre più strategica in tal senso: il Machine Learning. Un elemento realmente disruptive nell'ambito delle soluzioni di libro firma digitale, che aumenta in modo esponenziale l'efficacia dei meccanismi di monitoraggio e apprendimento automatico dei processi di firma. E che accelera la capacità di TCSign di riutilizzare gli schemi vincenti o di crearne di nuovi, predisponendo percorsi e strumenti in funzione delle specifiche prerogative dei documenti e delle linee di business. Un'evoluzione continua, che grazie all'analisi di dati sempre nuovi e aggiornati sostiene e accompagna la crescita del business automatizzando in modo corretto e sicuro uno degli ingranaggi più delicati dell'organizzazione.