C'è un solo modo per rendere i processi approvativi rapidi e sicuri: bisogna automatizzare i processi di protocollazione e smistamento delle pratiche, permettendo agli utenti non solo di interagire con i file su qualsiasi touch point, dispositivi mobili inclusi, ma anche di tracciarne in tempo reale andamento e priorità. Tutto questo è possibile solo adottando una piattaforma di document management integrata con una soluzione di libro firma digitale e potenziata da un motore di machine learning, in grado cioè di autoapprendere pattern, regole ed eccezioni dalla gestione dei flussi per indirizzarli in modo sempre più efficiente.
Ecco perché Teleconsys ha dato vita a TCSign P, l'ultima evoluzione di una delle suite più avanzate del mercato tra quelle dedicate alla digitalizzazione della gestione documentale. Il sistema di machine learning che equipaggia TCSign P, infatti, consente di ottenere nuove funzionalità rispetto alla versione precedente, a partire da una modalità semiautomatica di orchestrazione dei flussi.
Tra le potenzialità della nuova piattaforma c'è per esempio la possibilità di assegnare priorità e attributi di riservatezza a ogni flusso in base al tipo di documento e all'iter che deve affrontare. Attraverso una dashboard unificata, dall'interfaccia intuitiva e accessibile da qualsiasi device, ciascun attore del processo approvativo ha la facoltà di tracciare i documenti già ricevuti e quelli ancora in coda, ricevendo notifiche e alert per le pratiche con cui deve interagire in ordine di urgenza. Ogni utente dispone dunque di tutte le informazioni per lavorare in modo da rendere l'avanzamento del flusso il più snello e rapido possibile. Il processo di firma si è inoltre arricchito di una nuova funzionalità, che permette agli utenti di applicare a ogni passaggio una stringa di metadati che indica se un determinato documento è siglato e protocollato, evidenziando data e autore dell'operazione compiuta. Un add-on che semplifica la ricerca dei documenti e che attribuisce alle informazioni che trasportano maggiore validità, sia dal punto di vista interno, sia da quello esterno. Così corredato, infatti, il documento, nel momento in cui viene esportato, reca con sé l'indicazione che proviene da una fonte certificata e che è stato archiviato secondo regole e procedure che l'azienda si è data.
Il machine learning e i meccanismi di automazione del nuovo document management system di Teleconsys non si limitano dunque ad agevolare le mansioni dei decisori di business. Aiutano a rendere la distribuzione delle informazioni sempre più efficiente anche per chi opera dal backoffice o in amministrazione. Grazie all'ausilio dei metadati, TCSign P crea un'anagrafica dei documenti processati e redige un registro quotidiano di protocollo, da cui si possono estrapolare report dettagliati con le attività svolte durante la giornata.
TCSign P è una soluzione pensata per dare il meglio di sé nell'era della mobility e dello smart working. Prendere parte ai processi approvativi da remoto senza mettere a repentaglio le informazioni sensibili vuol dire utilizzare strumenti che non scendano a nessun tipo di compromesso quando si parla di sicurezza. Ecco perché Teleconsys ha dotato la piattaforma di un sistema multi-tenant, che separa i dati creando partizioni in modo che ogni attore sia in grado di accedere esclusivamente ai documenti e alle informazioni che è autorizzato a visionare, modificare e siglare. TCSign P è inoltre disponibile con un meccanismo di profilazione avanzato che segmenta le informazioni dei singoli utenti e che fa leva su API e microservizi per rispondere solo ai profili aut,orizzati. E su richiesta, Teleconsys può fornire la suite integrandola con una serie di moduli configurabili, capaci di rispondere alle specifiche esigenze dell'azienda cliente, anche nel momento in cui dovesse avere la necessità di trattare dati criptati e anonimizzati.