In principio il concetto di digitalizzazione dei documenti era praticamente sovrapponibile a quello di dematerializzazione: scambio e archiviazione di documenti in formato digitale avevano fino a pochi anni fa per le aziende l'esclusivo vantaggio di abbattere i costi della carta e degli archivi fisici. Va precisato che ci sono stati da subito, almeno per le imprese più evolute, anche benefici tangibili sul piano dell'esecuzione dei processi. Pensando al ciclo di vita di un contratto, per esempio, se il documento – anziché essere redatto come file PDF, stampato, vidimato, scansionato e salvato nel database – viene gestito interamente attraverso i sistemi informativi, l'organizzazione ha la possibilità di snellire notevolmente procedure complesse e time consuming.
Tutto questo, però, è possibile grazie all'introduzione e all'integrazione con le piattaforme di document management della firma elettronica, della posta elettronica certificata e di soluzioni di autenticazione avanzate, strumenti la cui reale efficacia è stata compresa solo gradualmente nel corso degli anni. Ancora oggi, in effetti, non tutte le aziende hanno implementato ecosistemi integrati per massimizzare l'impatto benefico della digitalizzazione della gestione documentale. Eppure si tratta di un passo necessario nell'ottica non solo di generare risparmio ed efficienza, ma anche e soprattutto di intercettare i trend in atto, che rappresentano un nuovo boost per tutte le imprese che puntano sull'approccio data-driven per guadagnare vantaggio competitivo. Vediamo in breve quali sono.
Il lavoro, si sa, è sempre più agile, sempre più in mobilità. Non parliamo solo delle attività di vendita e consulenza, da sempre svolte a fianco del cliente, ma anche di una serie di operazioni indispensabili all'avanzamento del business che non possono essere procrastinate solo perché gli attori coinvolti nel processo non si trovano di fronte a un Pc o tanto meno nella condizione di trasmettere un documento cartaceo al destinatario finale. La declinazione sul piano mobile degli strumenti per l'archiviazione dei documenti è un passaggio chiave per rendere davvero fluido qualsiasi workflow. Anche in questo caso identità digitale e firma elettronica sono strumenti imprescindibili per garantire il risultato migliore, ma sarà soprattutto l'usabilità dei software, l'interfaccia utente, a fare la differenza tra un ecosistema collaborativo ampiamente adottato dalla popolazione aziendale e un portfolio di soluzioni avanzate ma troppo complesse per essere sfruttate al massimo potenziale.
Un conto, poi, è fluidificare un processo. Altro conto è automatizzare la gestione e l'archiviazione dei documenti. Naturalmente parliamo di processi di routine, non critici, che possono essere gestiti dalle macchine con un buon margine di sicurezza nel momento in cui si disseminano lungo la filiera gli opportuni sistemi di controllo e notifica di eventuali errori. Con l'aiuto dell'Intelligenza Artificiale e del Machine Learning, le imprese che hanno già sperimentato con successo la digitalizzazione del ciclo di vita dei documenti sono oggi in grado di rivoluzionare, letteralmente, la macchina burocratica aziendale. Con la possibilità quindi di abbattere tempi e costi di operazioni ripetitive e a basso valore e indirizzare le risorse umane verso attività decisamente più strategiche (e appaganti).
Il nuovo orizzonte dell'archiviazione dei documenti digitalizzata è però un altro. Ormai l'espressione data-driven company è ben nota, talvolta abusata nelle conversioni degli addetti ai lavori, che il più delle volte ne parlano come di una prospettiva estremamente ambiziosa. E lo è, senz'altro. Ma altrettanto spesso si sottovaluta il fatto che i primi passi per intraprendere il percorso di trasformazione in smart enterprise sono a portata di tutti. I dati più utili per effettuare analisi ed estrarre insight utili a potenziare il business e i suoi processi sono infatti proprio quelli contenuti nei documenti. Ordini di vendita e di acquisto, report e audit interni, contratti e schede clienti: sono tutti elementi che definiscono il business, il suo andamento, la sua coerenza con gli obiettivi aziendali. Senza contare che anche l'elaborazione delle informazioni relative a invii, modifiche e tempi di lavorazione di ciascun documento mette in evidenza il modo in cui funziona la divisione, enfatizzando la presenza di colli di bottiglia e margini di miglioramento invisibile a occhio nudo.