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Come il document management rivoluziona la tua azienda

Il document management è l’insieme di strumenti, competenze e prassi che consentono a un'azienda di ottenere diversi vantaggi non solo rispetto all'efficienza dei flussi documentali in entrata, in uscita e interni, ma anche sul piano dell'ottimizzazione dei processi. Il document management è strettamente correlato al tema della digitalizzazione di tutte le divisioni dell'organizzazione. Un'impresa che non abbia almeno intrapreso il percorso della digital transformation attraverso specifici approcci paperless per la dematerializzazione dei documenti almeno nelle aree nevralgiche dell'organigramma non può aspirare a tutti i benefici che genera il document management nel medio-lungo termine.

 

dOCUMENT MANAGEMENT: COSA VUOL DIRE DAVVERO

Fatta questa importante premessa, è necessario anche specificare che dematerializzazione e digitalizzazione non sono assolutamente sinonimi. Chi pensa che digitalizzare un documento voglia dire scansionarlo e conservarlo in un database anziché in un faldone all'interno di un archivio tradizionale si sbaglia di grosso. Digitalizzare significa prima di ogni altra cosa costruire un'architettura informatica che consenta agli utenti di creare, modificare, condividere, visualizzare approvare, inviare e conservare qualsiasi documento, in qualsiasi circostanza, senza che si presenti mai il bisogno di stamparlo. Questo prevede che l'assunto sia valido alla scrivania come nello stabilimento, in treno come nell'ufficio di un cliente: ciascuno deve poter accedere facilmente ai documenti sempre e ovunque, a prescindere dal device in uso e con la massima sicurezza.

STRUMENTI PER IL DOCUMENT MANAGEMENT

Solo a questo punto si può davvero cominciare a parlare di document management. Gestire i documenti in un ambiente digitale presuppone l'adozione di strumenti di editing e di controllo del workflow che fanno leva sui sistemi aziendali. È quindi indispensabile creare plug in specifici per integrare i tool per la produttività con l'infrastruttura di storage, i punti d'accesso per gli utenti e le applicazioni aziendali, sia su desktop sia nelle altri possibili situazioni d'uso.

 

Come il document management trasforma i processi

Per descrivere cosa permette di avere una soluzione integrata di document management non c'è niente di meglio che fare un esempio concreto. Immaginiamo il classico use case della creazione di un ordine di vendita a seguito della stipula di un contratto con un cliente. Nel momento in cui un'azienda abbia digitalizzato l'intero workflow, l'agente commerciale può far siglare con firma elettronica il contratto al cliente (su tablet o su smartphone) e inviarlo immediatamente in amministrazione. Chi riceve l'ordine può confrontarlo direttamente con i dati inseriti nell'ERP e nel CRM per effettuare un rapido controllo sulla situazione del cliente e sulla disponibilità in magazzino, dare il nulla osta o inserire note a margine, e avviare l'iter per evaderlo. A questo punto l'ordine attraversa tutte le fasi e i processi approvativi necessari a trasformare l'input in output. Se occorre il consenso – di singoli o di team – per proseguire, il sistema indirizzerà automaticamente il documento ai giusti destinatari, che potranno, dopo essersi autenticati, apporvi una firma elettronica e dare il via libera allo step successivo, fino alla conclusione della procedura di produzione/stock/erogazione dei beni o dei servizi richiesti. Si tratta quindi di una catena efficiente e lineare che si snoda lungo passaggi predefiniti e orchestrati dalla piattaforma, che coinvolge di volta in volta gli attori responsabili del buon esito del processo garantendo maggior controllo e maggiore trasparenza su tutta la filiera.

 

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