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Come firmare digitalmente i documenti aziendali

Cosa vuol dire davvero poter firmare digitalmente tutti i documenti che si muovono lungo i flussi di ordini e fatture? Molti potrebbero ancora essere indotti a pensare che si tratti puramente di dematerializzare il processo di approvazione con l'introduzione della firma elettronica, facendo sì che gli attori coinvolti in ciascun processo approvativo visionino il documento digitale, appongano la propria sigla senza doverlo stampare e scansionare, e lo reintroducano nel sistema con un banale drag and drop. D'altra parte, già riuscire a fare questo, per molti dei professionisti che lavorano nell'amministrazione della media impresa italiana, è quasi un sogno: non è un'esagerazione, visto che il più delle volte la realtà dei fatti consta di iter lenti e farraginosi, di telefonate e mail di sollecito ai decisori e, soprattutto, di tanta carta.

Come detto, però, la firma digitale permette di fare ben altro: rivoluziona letteralmente il modo in cui si gestisce l'intero ciclo degli ordini e della fatturazione. Introducendo un libro firma digitale e un gestionale sufficientemente avanzato per orchestrare il tutto, colli di bottiglia, ingorghi ed errori procedurali diventano solo brutti ricordi. E le risorse umane tipicamente impegnate in operazioni ripetitive e a basso valore aggiunto hanno così modo di dedicarsi finalmente ad attività più strategiche per il business.

 

Firmare digitalmente: più automazione nei processi

In una parola, stiamo parlando di automazione. Esatto: grazie a dematerializzazione e firma digitale, l'iter approvativo può essere completamente automatizzato, preservando la sicurezza sia dei documenti sia delle informazioni sensibili e assicurandosi che ciascun utente non rimanga mai estromesso dal processo. La digitalizzazione dei contratti, degli ordini e delle fatture è solo la premessa per la creazione di un ecosistema in grado di produrre e mettere in condivisione il documento giusto al momento giusto e soprattutto nei confronti del destinatario giusto. Tutte le fasi del processo devono diventare nativamente digitali: dalla stipula del contratto all'emissione della fattura, il sistema può così attribuire a ciascun decisore una serie di funzionalità di firma predefinite, ottimizzando il flusso, passaggio dopo passaggio, e riducendo ai minimi termini gli errori di processo. Prendere visione del documento, esprimere consenso sui contenuti, siglarli con valore legale: la firma digitale trasforma l'iter approvativo di ordini e fatture in un automatismo capace, potenzialmente, di portare a termine il ciclo documentale nel giro di pochi minuti.

 

Come firmare digitalmente trasforma gli iter

Un esempio vale più di mille parole: immaginiamo che a seguito di un contratto andato a buon fine venga emesso un ordine per la produzione di un bene o per l'erogazione di un servizio. In un processo costruito su una piattaforma di document management dotata di libro firma digitale, l'ordine viene generato automaticamente sulla scorta delle informazioni contenute nel contratto e inviato seduta stante alle persone deputate ad autorizzarlo, step dopo step. Se la piattaforma è gestita in Cloud, ciascun utente può accedere alla documentazione necessaria a dare il via libera alla procedura da qualsiasi device, visionando la parte dei documenti che gli compete, modificandola se ritiene opportuno e apponendo con un semplice click la propria firma per confermare la presa visione o per approvarli. È proprio il libro firma digitale lo strumento che consente di orchestrare il flusso collaborativo attribuendo a ogni utente funzioni e credenziali per svolgere nel modo più rapido ed efficiente possibile l'attività che gli compete. Ogni operazione è aggiornata in tempo reale, e tutti gli attori della filiera possono controllare l'andamento della procedura ed esprimere a propria volta il consenso per far avanzare l'ordine. Nel momento in cui l'input si è trasformato in un output, con il bene o il servizio pronto per soddisfare il cliente, il sistema elabora la fattura relativa e la emette inviandola direttamente al destinatario. Anche in questo caso sottoponendola – qualora lo richiedesse la policy aziendale – all'approvazione di executive o amministratori, che possono finalmente ridurre ai minimi termini il tempo e l'attenzione da rivolgere alla burocrazia aziendale per dedicarsi a questioni decisamente più rilevanti per il buon andamento del business.

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