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Cos'è la firma digitale remota, e perché devi adottarla

L'introduzione della firma digitale remota in un'organizzazione di business comporta una serie di benefici per ciascuna funzione aziendale, sia lungo la scala gerarchica, sia attraverso le varie procedure alla base di iter approvativi che dipendono sempre più dalla partecipazione di professionalità differenti. Complici i nuovi strumenti di collaboration, la diffusione dei programmi di Smart working e l'interdisciplinarietà necessaria a sviluppare progetti innovativi, l'organigramma è sempre più fluido, i ruoli si fanno flessibili e le attività diventano interdipendenti. Tra gli altri, anche i processi approvativi aumentano di complessità e rischiano di creare colli di bottiglia se non orchestrati in modo nuovo. La firma digitale remota è uno strumento che non solo consente di migliorarne la gestione, ma anche – se opportunamente implementata insieme a un sistema di libro firma intelligente – di automatizzare l'intero workflow, con enormi vantaggi per tutti i livelli dell'organizzazione. Vediamo quali.

 

Agente commerciale: finalizzare una vendita è sempre più facile

Grazie alla firma digitale remota, un agente commerciale è oggi in grado di far siglare un contratto di vendita ai propri clienti ovunque questi si trovino, senza bisogno di carta e penna e soprattutto senza la necessità di portare fisicamente il documento approvato in sede. Basta far apporre la firma digitale sul contratto formattato digitalmente, salvare il file in Cloud e il gioco è fatto.

 

Responsabile amministrazione: accelerare l'intero processo approvativo

Una volta inviato in sede, il file del contratto viene automaticamente convertito in un ordine che intraprende l'iter approvativo necessario ad avviare la produzione del bene o la creazione del servizio venduto. Grazie alla firma digitale remota, chi lavora in amministrazione ha la possibilità di accelerare l'intero workflow sottoponendo i documenti da visionare e vidimare a ciascun attore coinvolto nel processo e controllando tramite un'unica dashboard l'effettivo avanzamento delle attività.

 

Responsabile magazzino: tenere d'occhio la catena logistica in real time

Il meccanismo, naturalmente, si ripercuote con effetti positivi anche sulla logistica aziendale, e in particolare rispetto alle funzioni di magazzino. La firma digitale remota aiuta chi gestisce stock di merci in entrata e in uscita ad avere sempre sotto controllo l'evoluzione degli ordini, il loro stato, le specifiche e le modifiche su particolari tipi di provvigioni, adattando la macchina operativa per incontrare le esigenze della produzione e, in ultima istanza, dei clienti. Senza contare che lo stesso responsabile del magazzino può approvare l'invio o l'ingresso di merci anche quando non è fisicamente presente all'interno della struttura.

 

Responsabile Risorse Umane: semplificare la burocrazia

Uscendo dai cicli documentali legati alla creazione e alla gestione degli ordini, la firma digitale remota sta diventando uno strumento formidabile anche per chi lavora nelle HR. Agli addetti delle Risorse Umane offre infatti, per esempio, la possibilità di rispondere in tempi rapidi a richieste di permessi dei collaboratori, visto che il consenso dei responsabili può essere raccolto con effetto legale anche attraverso moduli digitali approvabili da qualsiasi device. Al tempo stesso, i dipendenti possono siglare autocertificazioni in caso di malattia o di altri tipi di assenza usando il proprio smartphone, con una user experience intuitiva e in grado di snellire notevolmente la burocrazia.

 

Top management: rendere il business dinamico con decisioni rapide

Ultimo, ma non per importanza, chi governa l'impresa ha solo vantaggi quando si tratta di usare la firma digitale remota. I casi d'uso da citare sono un'infinità, a partire da quelli raccontati sopra. Dal perfezionamento di una trattativa al controllo dello stato di un ordine particolarmente importante, fino alla possibilità di approvare qualsiasi tipo di operazione o permesso a prescindere dal luogo in cui ci si trova e dal dispositivo che si utilizza, gli executive trovano nella firma digitale remota la risposta perfetta all'esigenza primaria di un decisore di business: muoversi rapidamente, sciogliere in fretta i nodi che possono rallentare l'operatività e reagire tempestivamente agli imprevisti.

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