Il Piano Triennale 2019-2021 dell'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) sta dando una forte spinta alla digitalizzazione e alla dematerializzazione in seno alla PA. Come ha recentemente dichiarato la ministra per il Digitale e l’Innovazione, Paola Pisano, a cui è stata affidata anche la responsabilità dell’AgID, «ora è il momento di osare sul digitale, creando nuove opportunità, grazie alle innovazioni di frontiera, semplifichiamo la vita ai cittadini e agli stakeholder grazie alla digitalizzazione. Le imprese e la PA ne sono un esempio».
DIGITALIZZAZIONE DELLA PA, COME FUNZIONA IL PIANO
Il piano, essenzialmente, aggiorna la strategia che nel triennio precedente ha puntato ad accelerare la digitalizzazione dei servizi ai cittadini e alle imprese, e si pone tre obiettivi principali: il primo è quello di recepire le ultime modifiche introdotte nel Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), le recenti direttive e regolamenti europei sull’innovazione digitale. Il piano punta poi a rafforzare il paradigma dell'as-a-service con l’applicazione del principio cloud first, definendo infine modelli e strumenti per l’innovazione per la PA con un’attenzione ai temi dell’open innovation, dell'innovation procurement e dello smart landscape.
SGPA: UN NUOVO STEP NELLA DIGITALIZZAZIONE DELLA PA
AgID, si legge nel documento programmatico, sta proponendo l’evoluzione del concetto di gestione documentale verso un nuovo Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi (SGPA), “inteso come modello organizzativo e strumentale di riferimento per l’intero Sistema Documentale della Pubblica amministrazione. SGPA è realizzato attraverso la costruzione di uno strato di interoperabilità a livello nazionale sui procedimenti amministrativi, da implementare tramite la definizione di regole di interoperabilità dei flussi documentali cui le pubbliche amministrazioni dovranno adeguarsi.
COSA FARA' SGPA?
Una volta a regime, SGPA consentirà di gestire i procedimenti, in particolare quelli che vedono coinvolte più PA, in modo più efficace e veloce, senza ritardi o perdite di informazioni e con minore richiesta di informazioni a cittadini e imprese”. SGPA permetterà inoltre ai cittadini e imprese di conoscere in tempo reale lo stato dei loro procedimenti e di recuperare in modo semplice e rapido la documentazione relativa ai vecchi procedimenti, anche attraverso il collegamento con i sistemi di conservazione. Per realizzarlo occorre dunque un complesso di azioni che prevedano una sempre maggiore dematerializzazione della documentazione amministrativa, la diffusione di sistemi di gestione e workflow documentale nelle pubbliche amministrazioni e lo sviluppo della rete nazionale dei poli di conservazione, che dovranno garantire massima trasparenza e interoperabilità.
GLI STEP DELLA DIGITALIZZAZIONE DELLA PA
Così come accade nel privato, però, anche nella Pubblica amministrazione la conservazione digitale dei documenti è diffusa solo parzialmente. Non tutti i documenti prodotti nel corso dell’attività amministrativa delle PA vengono inviati in conservazione e, a livello nazionale, non è ancora garantita l’interoperabilità tra i diversi sistemi di conservazione. AgID sottolinea che i conservatori utilizzano software di archiviazione differenti tra loro e manca un linguaggio comune che consenta il dialogo e l’interscambio di informazioni. Per questo l'Agenzia sta innanzitutto lavorando all’aggiornamento delle Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici. Inoltre, per garantire una migliore progettazione della piattaforma SGPA, intende avviare nel triennio 2018-2020 due attività di studio.
NUOVE ATTIVITÀ PER LA DEMATERIALIZZAZIONE DELLA PA
La prima prevede “l'assessment sulle informazioni e sui dati gestiti dai sistemi di gestione documentale delle PA, necessario al fine di individuare i requisiti relativi alle tipologie di dati, le informazioni in input e in output dei principali flussi di dati gestiti all’interno delle amministrazioni, nonché le modalità di gestione e di valorizzazione dei dati stessi per una migliore trasparenza”. L’attività di assessment dovrebbe essere condotta su un campione significativo di amministrazioni sia centrali che locali in modo da coprire le differenti tipologie di amministrazioni da integrare nel sistema. La seconda attività ha a che fare con l'analisi dei procedimenti amministrativi della PA e dei dati prodotti: un’analisi di dettaglio su un campione di procedimenti selezionati a partire da quelli di maggior interesse ai fini della trasparenza amministrativa per cittadini e imprese. “L’analisi individuerà i flussi documentali di riferimento sottostanti ai procedimenti esaminati, le amministrazioni coinvolte, la quantità e la tipologia di dati (informazioni e documenti) scambiati tra le amministrazioni. All’esito di tale verifica, saranno definiti i criteri di base a supporto della redazione delle linee guida e delle regole tecniche di interoperabilità dei sistemi di gestione documentale previste nel presente Piano Triennale”.
