L'affermazione delle strategie di dematerializzazione dei flussi documentali all'interno delle aziende sta portando a un aumento della domanda di soluzioni di libro firma digitale: sono dunque ormai diversi – e validi – i software oggi disponibili sul mercato, ma per accelerare davvero la digitalizzazione dei processi approvativi non è sufficiente acquistare una buona soluzione, bisogna scegliere una soluzione su misura, ritagliata sulle specifiche esigenze dell'organizzazione. Un libro firma digitale che oltre alle caratteristiche di sicurezza, stabilità e flessibilità di una piattaforma standard offra la possibilità di integrare moduli e strumenti per personalizzare, caso per caso, i processi di business e l’esperienza d'uso dell'applicazione.
Cosa consente di fare una soluzione di libro firma efficace
Gestione delle risorse informatiche e user experience, pur essendo aspetti essenzialmente diversi, devono andare di pari passo perché una soluzione risulti davvero efficace, facilmente adottabile dalla popolazione aziendale e, ancor di più, semplice da utilizzare per qualsiasi tipologia di lavoratore. Un libro firma digitale svolge bene il proprio compito se consente a tutti gli attori coinvolti in uno o più processi approvativi di condividere e accedere a documenti, confermarne la presa visione e apporre la firma digitale in qualsiasi luogo, su qualunque supporto o dispositivo e tramite un'interfaccia intuitiva. Il tutto assicurando la corretta identificazione di ciascun utente, la totale riservatezza delle informazioni trasmesse e l'aggiornamento in real time dello stato dell'iter di approvazione dei documenti. Il libro firma digitale, però, non è solo uno strumento a disposizione di chi è chiamato a intervenire direttamente sui flussi documentali. È, prima di ogni altra cosa, una piattaforma che aiuta i dipartimenti aziendali a rendere sempre più efficiente e rapido il funzionamento delle linee di business, snellendo la burocrazia ed eliminando intoppi e colli di bottiglia lungo la filiera, anche grazie alla maggiore trasparenza e alla piena tracciabilità delle singole operazioni.
Tutti sanno che ciascuna organizzazione vive di policy, abitudini, regole – scritte e non scritte – peculiari. Ed è per questo che una soluzione di libro firma digitale, oltre a garantire le funzionalità appena descritte, deve anche calzare come un guanto rispetto alle caratteristiche che contraddistinguono il settore in cui opera e, più nello specifico, l'ecosistema in cui è inserita un'azienda. Parliamo quindi anche degli interlocutori dell'impresa: partner, clienti e fornitori. La scelta dovrà per questo ricadere su un’applicazione multipiattaforma, basata su un architettura software aperta, modulare e facilmente estendibile in grado di integrarsi velocemente con i tool per la produttività già in uso presso i clienti..
Perché TCSign, il libro firma digitale di Teleconsys, è davvero una soluzione su misura
Una piattaforma, in poche parole, come quella creata da Teleconsys in collaborazione con l’Università di Roma Tor Vergata: TCSign è un’applicazione flessibile e personalizzabile, realizzata con l'ausilio di tecnologie open source in ogni componente architetturale. Se il modulo di front-end è stato progettato e sviluppato sfruttando il framework ReactJS, quello di back-end – su cui si basano le logiche di business e di integrazione – poggia sul framework NodeJS/Express, utilizzando Nginx come API Gateway. TCSign, inoltre, si contraddistingue per un’architettura basata sui microservizi (Rest API) che permettono al libro firma digitale di interagire con qualsiasi altra applicazione mediante formati standard. La soluzione è inoltre compatibile con i software dei principali provider di firma digitale remota, con i sistemi di gestione utenti LDAP( Es.Active Directory) e con il sistema di protocollo universitario Titulus (Cineca), senza contare il fatto che è disponibile in versione AppAndroid e iOs, per garantire massima libertà agli utenti nel momento in cui accedono ai flussi documentali via smartphone o tablet.
L'elemento davvero disruptive rispetto alla possibilità di personalizzare la soluzione sta però nei meccanismi di monitoraggio e apprendimento automatico dei processi di firma. Grazie al Machine learning, TCSign impara a creare automaticamente, o a riutilizzare gli iter approvativi più efficaci, in relazione al tipo di documento, snellendo e ottimizzando ciascun processo in funzione delle sue specifiche prerogative.
C'è un ulteriore valore aggiunto, Teleconsys ha implementato la soluzione mediante metodologia Agile adottando processi di sviluppo iterativi ed incrementali e coinvolgendo il committente in ogni fase di progetto, tale metodologia è adottata anche nelle fasi di rilascio e messa in opera della soluzione presso le aziende clienti, in particolare durante gli step di personalizzazione e adeguamento delle funzionalità realizzate. Questo è ciò che in Teleconsys si chiama un lavoro fatto su misura.
