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Gestione documenti: quando il digitale è un valido alleato

Ci sono diverse situazioni ed esigenze che rendono il digitale un valido alleato dell'impresa quando si tratta di gestione dei documenti e conservazione documentale. Tutto ha naturalmente a che fare con la convergenza tecnologica che proprio il digitale ha innescato rispetto alle varie attività aziendali: se fino a pochi anni fa era normale – e persino raccomandato – pensare e agire per silos, così da strutturare l'organizzazione nel modo più efficiente possibile, oggi è necessario compiere un salto culturale e di processo non indifferente verso un approccio diametralmente opposto.

Molte aziende hanno intrapreso con successo questo percorso, in molti casi però tralasciando un aspetto fondamentale per perfezionarlo in maniera compiuta: non è sufficiente digitalizzare gli strumenti e i processi, occorre ricordarsi che prima di tutto ci sono i documenti. Il che non significa limitarsi a creare una copia digitale di un pezzo di carta che continua a girare di mano in mano e di archivio in archivio venendo stampato e scansionato ogni volta che occorre una firma. Significa costruire un ecosistema che permetta a ciascun tipo di documento di muoversi in modo fluido, seamless e soprattutto dematerializzato lungo le filiere che nell'organizzazione concorrono a trasformare un input in un output.

La parola chiave è integrazione: come in tutti gli altri campi, anche nell'ambito della gestione dei documenti il digitale aiuta le imprese a integrare i workflow eliminando i passaggi inefficienti e i colli di bottiglia causati del cartaceo, contribuendo inoltre a migliorarne la qualità grazie all'utilizzo delle informazioni estraibili da ciascun file condiviso. Ecco tre use case che – in un crescendo di complessità sul fronte applicativo – ben descrivono l'apporto che la gestione documentale digitalizzata può fornire a una tipica azienda italiana:

 

1. La gestione dei documenti potenzia la forza vendita

L'esempio più ricorrente è quello che riguarda le attività di vendita. La possibilità di avere sul proprio device (laptop, tablet, smartphone) documenti digitali ottimizzati per rendere fruibili in qualsiasi luogo cataloghi, schede tecniche e soprattutto contratti di acquisto dà una considerevole spinta propulsiva agli agenti commerciali che visitano i clienti. Grazie a una piattaforma di gestione documentale integrata con una soluzione di firma elettronica, l'agente è in grado di perfezionare seduta stante la trattativa e di inviare in sede il contratto approvato e siglato, con tutte le specifiche richieste dal cliente.

 

2. La supply chain diventa più efficiente con la dematerializzazione

Rispetto ai flussi documentali interni, la dematerializzazione permette di ottenere workflow sempre più rapidi ed efficienti. Come accennato sopra, non si tratta soltanto di eliminare i passaggi fisici che possono creare ostruzioni lungo i processi, ma di migliorarne costantemente il funzionamento attingendo agli insight che si possono ottenere analizzando i dati contenuti in ogni documento e generati attraverso la gestione del suo ciclo di vita: un ordine di acquisto, per esempio, fornisce non solo tutte le specifiche per la realizzazione dei vari componenti che daranno vita al prodotto, ma anche le tempistiche e le modalità con cui ciascuna fase della produzione è avanzata lungo la supply chain.

 

3. Verso l'IoT e l'integrazione degli ordini con lo stabilimento

Il passo successivo è quello che spalanca alle imprese il mondo dell'Industry 4.0, con l'integrazione dei flussi documentali direttamente nei processi produttivi grazie alle soluzioni IoT. Sfruttando l'impronta digitale di ogni documento, oltre naturalmente alle informazioni che reca con sé, le organizzazioni avranno la facoltà di impartire istruzioni alle macchine connesse in modo automatico, garantendo l'avvio e il controllo delle procedure in funzione dei documenti che approvano o aggiornano i diversi cicli di trasformazione.

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