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Documenti approvati e firmati in digitale: ecco la soluzione

Esistono tante soluzioni che consentono oggi alle imprese di avere i propri documenti approvati e firmati digitalmente. Ma non tutte sono indicate per le organizzazioni che puntano a trasformare la dematerializzazione e la gestione dei flussi documentali in driver per lo sviluppo del business e l'ottimizzazione dei processi aziendali. Un conto infatti è adottare un libro firma digitale con l'obiettivo di snellire i percorsi approvativi; altro conto è implementare una piattaforma in grado non solo di migliorare la pianificazione e di ciascun iter, ma anche di integrarsi con il resto del parco applicativo, studiare le interazioni tra utenti e documenti e offrire agli amministratori di sistema uno strumento attraverso il quale sia possibile migliorare costantemente tempistiche e intuitività delle diverse procedure.

Il pensiero corre subito allo Smart working: oggi avere documenti approvati e firmati digitalmente significa prima di ogni altra cosa offrire a tutti gli attori coinvolti nei processi approvativi la facoltà di visionare un documento, modificarlo e approvarlo con firma elettronica ovunque si trovino, su qualsiasi dispositivo, a prescindere dalle dimensioni del display e del sistema operativo in uso. Questo significa non solo aumentare la produttività in ogni condizione di utilizzo, ma anche poter affiancare partner e clienti nel momento decisivo di una trattativa: quello in cui si stipula il contratto.

 

La flessibilità di TCSign, la soluzione di libro firma digitale di Teleconsys

È esattamente ciò che consente di fare TCSign, la soluzione di libro firma digitale offerta da Teleconsys. TCSign è infatti uno strumento concepito per semplificare la gestione dei flussi documentali sia per gli utenti finali, sia per gli amministratori di sistema. A partire dalle segreterie aziendali, passando per i capi-dipartimento degli uffici procurement o della divisione vendite, fino ai decisori di business, la piattaforma permette infatti di gestire, monitorare e ottimizzare tutti i processi approvativi da un'unica postazione. Merito della flessibilità e della possibilità di personalizzazione garantite dalle componenti architetturali su cui è basata la soluzione. Realizzata in collaborazione con l’Università di Roma Tor Vergata, TCSign sfrutta per il modulo di front-end  il framework ReactJS, mentre per quello di back-end fa leva su NodeJS/Express. I servizi in formato Rest API permettono inoltre al libro firma digitale di Teleconsys di interagire con qualsiasi altra applicazione mediante formati standard e di risultare compatibile con i software dei principali provider di firma digitale remota, con i sistemi di gestione utenti LDAP e Active Directory e con il sistema di protocollo universitario Titulus (Cineca). Il software, infine, è disponibile in versione Android e iOs, garantendo così massima libertà agli utenti nel momento in cui accedono ai flussi documentali via smartphone o tablet.

 

Una marcia in più nell'ottimizzare i processi approvativi, grazie al Machine learning

TCSign, in pratica, diventa il grimaldello per accedere a un punto d'osservazione privilegiato rispetto a tutti i workflow e ai processi approvativi dell'azienda, che possono essere organizzati in base alle prerogative che ciascun utente ha sui documenti di cui è destinatario. Ma non è tutto: i dati generati da ogni interazione vengono raccolti e analizzati per alimentare il motore di Machine Learning che costituisce una vera e propria marcia in più dell'applicazione quando si parla di ottimizzazione delle procedure. TCSign monitora i processi di firma e apprende, in maniera automatica, pattern, regole ed eccezioni per applicare ai processi approvativi i percorsi risultati più efficienti ed efficaci. O addirittura per formularne di nuovi, in funzione degli obiettivi fissati dagli amministratori e degli ambiti d'azione di ciascun flusso. A tutto vantaggio del business, che può ora contare su procedure più snelle e offrire lo stesso livello di servizio in tempi sempre più ridotti. La piattaforma introduce dunque un nuovo approccio al libro firma digitale che, da mero strumento facilitatore della semplificazione amministrativa, diventa un elemento strategico nella trasformazione digitale dell'azienda.

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