Le tecnologie digitali hanno già rivoluzionato il modo in cui, all'interno delle imprese, gli utenti si approcciano agli strumenti di produttività. Ma quanto avvenuto finora è nulla rispetto a quanto avviene quando si parla di semplificare la gestione documentale grazie all’adozione di soluzioni di document management in Cloud e libro firma digitale: è così che si accelerano, infatti, i processi approvativi garantendo efficienza e user experience intuitiva. Nella maggior parte dei casi si tratta di processi a cavallo tra diverse divisioni aziendali e partner, in particolare clienti e fornitori, che sono, si sa, tra le filiere più difficili da snellire ed efficientare.
Semplificare la gestione documentale vuol dire lasciarsi alle spalle la mancanza di omogeneità tra le procedure interne ed esterne, la difficoltà nel riuscire a mantenere sul piano digitale tutte le operazioni – specialmente quelle di approvazione tramite sigla – e l'occasionale indisponibilità degli attori coinvolti nel processo rendono spesso complicata la chiusura dei flussi documentali anche strategici per il business. Non parliamo solo di complessità rispetto al monitoraggio e alla verifica di ciascuno dei passaggi previsti dall'iter approvativo, ma anche di user experience per ciascuno dei partecipanti: è anzi proprio l'esperienza d'uso, il più delle volte, il fattore che rallenta il perfezionamento del processo.
Ciclo documentale in Cloud, ecco la risposta
Più che puntare a sviluppare un approccio custom per omologare le procedure relative all'ecosistema aziendale, conviene adottare soluzioni di mercato e metterle a disposizione degli utenti coinvolti offrendo loro un sistema semplice, dall'esperienza d'uso intuitiva e immediata, e laddove possibile tarato sulle specifiche esigenze. Grazie al Cloud, tutto questo è possibile. Ed è indispensabile ricorrere al Cloud se si vuole davvero cominciare a organizzare il workflow dei documenti senza i limiti imposti dal tradizionale “approccio desktop”. Inoltre, gestire il ciclo documentale in Cloud vuol dire anche avere a disposizione strumenti che consentano a qualunque utente di essere immediatamente ingaggiato nel processo digitalizzato senza bisogno di ricorrere a manuali di istruzioni o tanto meno a corsi di formazione ad hoc. Naturalmente, nel momento in cui sia necessario soddisfare determinati requisiti legati a policy di sicurezza particolarmente restrittivi, esiste anche la possibilità di declinare queste soluzioni installandole nelle strutture on premise. Fermo restando che quella del Cloud è una tendenza inarrestabile, e che già oggi, con i giusti accorgimenti, si può garantire lo stesso livello di sicurezza anche esportando dati e applicazioni.
La vera efficienza? Si fonda su interoperabilità e user experience
Due sono le caratteristiche principali che devono avere le soluzioni da scegliere per semplificare la gestione documentale e il processo di firma: la prima è l'interoperabilità con i principali tool e sistemi in uso nelle organizzazioni. La seconda, ancora più importante, è la capacità di garantire la medesima user experience su qualsiasi dispositivo, formattando i contenuti e adattando le funzionalità in base al tipo di schermo a disposizione dell'utente in un determinato momento. Una soluzione di document management ottimale prevede, infatti, un repository di documenti in Cloud ai quali è possibile accedere – con la possibilità o meno di modificarli a seconda delle credenziali in possesso – virtualmente da qualsiasi luogo e qualsiasi device. Non soddisfare questa condizione significa indurre l'utente a rimandare la visione e l'approvazione del documento oppure a ricorrere alla stampa. Il che a sua volta equivale a complicare e rallentare il processo.
Uno strumento imprescindibile per semplificare la gestione documentale: il libro firma digitale
A una piattaforma efficace di document management in Cloud va poi affiancato uno strumento imprescindibile per orchestrare il flusso e controllare che ogni passaggio del processo sia compiuto nei modi e nei tempi prestabiliti. Parliamo del libro firma digitale, un'applicazione che consente di assegnare specifiche credenziali a ciascuno dei destinatari dei documenti da visionare, approvare e siglare. Credenziali con cui ogni utente può accedere ai file nel momento stesso in cui sono resi disponibili dall'avanzare del processo approvativo, grazie a un sistema di notifiche che aggiorna tutti gli attori sullo stato della procedura. È solo grazie all'azione combinata delle soluzioni di document management e del libro firma digitale che un'organizzazione può semplificare la gestione dei documenti garantendo efficienza e user experience intuitiva.
