Portare ai massimi livelli l'efficienza degli iter approvativi attraverso un sistema di document management integrato con una soluzione di libro firma digitale vuol dire puntare sull'automazione dei processi di protocollazione e smistamento delle pratiche, con la possibilità per gli utenti di tracciarne in tempo reale andamento e priorità. Ed è ciò che fa TCSign P, l'ultima evoluzione – in fase beta – della suite di Teleconsys pensata per la digitalizzazione della gestione documentale in azienda. TCSign P, infatti, fa leva su un sistema di machine learning – attualmente in fase di addestramento – che consente di introdurre i file nel flusso di lavoro direttamente dalla casella di posta Pec e tramite scansioni: una volta raccolti, i documenti vengono inoltrati all'ufficio che ha poi l'onere di effettuare lo smistamento, dove, in base alla tipologia di pratica viene creato in modo automatico un percorso approvativo, che a ogni step può essere integrato con attributi specifici, vistato o siglato con firma elettronica. Lo strumento è inoltre in grado di suggerire caso per caso il percorso più adatto da impostare e, in assenza di interventi manuali da parte di protocollatori e utenti, provvede a instradare il documento alle varie unità organizzative coinvolte nell'iter approvativo.
Una funzionalità che Teleconsys ha sviluppato nel corso del 2020 per rispondere alla precisa esigenza di un cliente: un'impresa attiva nel settore della gestione dei parcheggi. L'azienda, italiana ma controllata da una multinazionale, aveva bisogno di poter scambiare e condividere con la società controllante e con le altre realtà del gruppo i documenti in modo sicuro e innovativo, rendendo i processi approvativi flussi senza soluzione di continuità a prescindere dal device utilizzato per accedere ai documenti. Non si trattava quindi solo di introdurre una piattaforma per la gestione digitale del processo di firma, né tanto meno di dematerializzare l'iter tra gruppi di lavoro operativi all'interno della stessa azienda, ma di costruire un sistema in grado di riconoscere se per esempio l'utenza appartiene a più aziende del gruppo, e permetterle di scegliere di volta in volta per quale lavorare.
La nuova versione di TCSign: così il machine learning migliora i processi approvativi
Teleconsys ha dato vita per questa versione di TCSign a una modalità semiautomatica di gestione documentale basata su un sistema embrionale di machine learning, che è attualmente in fase di training. Tra le potenzialità già espresse dalla piattaforma, che entrerà ufficialmente in produzione in autunno, c'è per esempio la possibilità di attribuire priorità e classificazione di riservatezza a ogni flusso in funzione della tipologia del documento: ciascun utente – che tramite una dashboard unificata accessibile da qualsiasi device – può tracciare i documenti già ricevuti e quelli ancora in coda, riceve quindi notifiche ad hoc per le pratiche con cui deve interagire in ordine di urgenza, e dispone di tutte le informazioni per lavorare in modo da accelerare l'avanzamento del flusso.
I meccanismi di automazione del document management system di Teleconsys aiutano anche chi lavora in amministrazione a rendere la distribuzione delle informazioni sempre più efficiente. TCSign P è infatti in grado di creare un'anagrafica dei documenti processati e di redigere un registro quotidiano di protocollo, da cui si possono estrapolare report dettagliati con le attività svolte durante la giornata. Il processo di firma si è inoltre arricchito di una nuova funzionalità, grazie alla quale è possibile applicare a ogni passaggio una stringa di metadati che indica se un determinato documento è firmato e protocollato, evidenziando data e autore dell'azione compiuta. Un add-on che semplifica la ricerca dei documenti e che attribuisce alle informazioni che trasportano maggiore validità, sia dal punto di vista interno, sia da quello esterno. Così corredato, infatti, il documento, nel momento in cui viene esportato, reca con sé l'indicazione che proviene da una fonte certificata e che è stato archiviato secondo regole e procedure che l'azienda si è data.
Sicurezza e sistemi di profilazione a prova di smart working
Essendo una soluzione pensata per la mobility e per lo smart working, TCSign P è stata concepita per rispettare i massimi standard in termini di sicurezza. La piattaforma è basata su un sistema multi-tenance, che separa i dati creando partizioni in modo che ogni attore sia in grado di accedere esclusivamente ai record che gli competono. Oltre alle specifiche offerte all'azienda che per prima ha adottato TCSign P, Teleconsys mette inoltre a disposizione dei propri clienti un meccanismo di profilazione avanzato che segmenta le informazioni dei singoli utenti e che fa leva su API e microservizi per rispondere solo ai profili autorizzati. E su richiesta la suite può anche essere integrata con moduli configurabili, capaci di rispondere alle specifiche esigenze dell'organizzazione, anche qualora si dovessero trattare dati criptati e anonimizzati.
