Dematerializzare i documenti è ciò che trasforma un'azienda in un'impresa digitale a tutti gli effetti. Device, applicazioni, competenze, infrastrutture sono tutte componenti essenziali per garantire la transizione di un'organizzazione verso una data-driven company, ma diventano strumenti non utilizzabili al massimo potenziale o addirittura inerti se non si provvede prima a digitalizzare il patrimonio informativo, il processo approvativo e i flussi documentali in genere. Su questi elementi infatti, in ultima analisi, si fonda il buon funzionamento del business. Ed è su questi elementi che bisogna fare leva per intraprendere nel modo corretto un percorso evolutivo in chiave digitale.
La dematerializzazione è un processo ampio e complesso, che non prevede “semplicemente” la traduzione in file digitali degli archivi cartacei o l'adozione di strumenti di produttività che sostituiscano fogli e penna. Digital workplace e formato elettronico sono due degli elementi di base, preliminari, per intraprendere questo percorso. Ma occorre anche instillare nell'organizzazione la cultura adatta ad accogliere il cambiamento e ad abbracciare le nuove pratiche che le tecnologie digitali permettono di mettere in campo. Non ha senso, per esempio, offrire ai collaboratori la possibilità di accedere, modificare, validare e condividere un documento se poi non si promuove l'utilizzo della nuova procedura digitale indicando punto per punto i vantaggi per l'organizzazione e per i singoli utenti.
Quali sono i vantaggi? Una volta entrato a regime, un workflow completamente dematerializzato risulta più fluido, più efficiente, più economico e, soprattutto per l'utente finale, più semplice da gestire. Basti pensare alla rapidità nell'identificare i documenti quando si hanno a disposizione tag intelligenti e metadati che consentono ai motori di ricerca di riconoscere in modo univoco ciascun file. O alla possibilità di ricevere immediatamente riscontro da responsabili, colleghi o risorse esterne in merito a progetti di team che necessitano di più livelli di approvazione.
Il secondo tema, quando si parla di digitalizzazione dell'impresa attraverso la dematerializzazione dei documenti, è quello dei Data Analytics. In un certo senso, anche qui si può chiamare in causa il concetto di change management. Analizzare i dati per estrarne insight utili a indirizzare business e processi implica forse un cambiamento ancora più radicale e profondo della cultura aziendale. Un cambiamento che non coinvolge solo il modo in cui si opera, ma spesso anche il perché si opera. A decisioni di pancia, intuizioni e abitudini consolidate si sostituiscono scelte basate sulla conoscenza e sulla capacità predittiva dei sistemi analitici. Il che significa, specialmente per il top management, rimettere in discussione prassi che si sono date per buone o addirittura per efficaci nel corso degli anni.
La dematerializzazione dei documenti, aprendo ai sistemi analitici il cuore del patrimonio informativo dell'impresa e correlandolo con altri dati e con gli indicatori di performance in uso, mette a disposizione del business, dei suoi decisori e dei suoi attori questa conoscenza e questa capacità predittiva su due piani: quello strategico e quello operativo. Da una parte, si ha quindi l'opportunità di attingere al contenuto dei documenti per studiare l'andamento delle attività di business in funzione di obiettivi e scenari competitivi. Dall'altra, elaborando i dati relativi agli scambi e al ciclo di vita dei documenti stessi, si riesce a ricostruire con ottima approssimazione l'architettura su cui sono basati i processi, individuando i punti deboli dello schema organizzativo e i margini di miglioramento dell'efficienza complessiva dell'azienda.