Cos'è e cosa sta diventando il digital workplace? Per rispondere a questa domanda non c'è niente di meglio che analizzare i trend emergenti rispetto a quello che si sta affermando come un approccio strategico per migliorare la produttività aziendale nell'era della dematerializzazione. La parola d'ordine, in generale, è user experience. Ma sono diverse le componenti che, convergendo, danno vita a esperienze d'uso semplici, appaganti e sicure. Componenti che vanno sviluppate in parallelo, coerentemente con i fenomeni e gli obiettivi che contraddistinguono le strategie dei business più innovativi. Ecco cinque tra i trend principali che stanno attraversando il mercato.
1. Digital Workplace vuol dire anywhere office
Cominciamo col dire che, sempre più spesso, l'ufficio non può essere relegato a una stanza o a un open space. L'ufficio è la struttura – fisica o virtuale – che dà supporto a individui e gruppi di lavoro per svolgere le attività necessarie a far andare avanti il business. Parliamo in molti casi di un ambiente ormai senza confini netti, dalle geometrie variabili, caratterizzato da rapporti nuovi, fluidi, con i colleghi e i collaboratori, e da punti di accesso e interfacce in grado di garantire livelli di produttività soddisfacenti anche quando gli utenti si trovano lontano dalla propria scrivania. È ciò che in gergo viene definito anywhere office, ed è la premessa per avviare programmi di smart working sostenibili sia per il business sia per le risorse umane, oltre che per costruire piattaforme di collaboration realmente efficaci. Il digital workplace oggi deve essere implementato avendo in mente queste nuove, specifiche esigenze dell'organizzazione.
L'arrivo dello Smart Working
L'emergenza Coronavirus in Nord Italia, del resto, sta dimostrando quanto la realizzazione di piani di smart working non risponda a semplici trend di mercato, ma rappresenti la concreta opportunità per le aziende di continuare a essere produttive anche in situazioni che esulano dall'ordinaria amministrazione. Dopo il maxi esperimento di Smart Working della Cina, adesso anche in Italia per arginare il dilagare del Corononavirus si ricorre al lavoro agile, che grazie a un decreto attuativo approvato d’urgenza è stato applicabile da subito, anche senza un accordo preventivo con i dipendenti
2.Digital WOrkplace e security by design
Quanto appena detto non può però prescindere da un'attenta valutazione dei rischi informatici che si corrono dando vita a un ambiente IT aperto e dinamico. E dopo aver effettuato un assessment accurato della superficie aziendale potenzialmente esposta, la cyber security deve essere concepita by design intorno al digital workplace, ovvero integrata nativamente con tutti gli strumenti messi a disposizione degli utenti, interni ed esterni all'organizzazione. Questo non solo per contrastare nel modo più efficace possibile le minacce indirizzate a ciascun touch point, ma anche per non inficiare la semplicità dell'esperienza d'uso con procedure di sicurezza troppo intricate.
3. Parola d'ordine user experience
Come anticipato tutto ruota intorno alla user experience: l'approccio al digital workplace presuppone da una parte l'omogeneizzazione delle piattaforme per la produttività sui vari sistemi operativi e device, dall'altra la creazione di interfacce così intuitive da permettere agli utenti di accedere a ciascun strumento senza bisogno di consultare manuali, o ricorrendo tutt'al più a brevi tutorial come quelli che accompagnano il primo avvio delle applicazioni consumer di maggior successo.
4. per un digital workplace sempre aggiornato
Naturalmente, questo tipo di approccio deve essere mantenuto man mano che gli strumenti e le piattaforme si evolvono. Ovvero attraverso gli aggiornamenti per l'installazione di pacchetti per la sicurezza, l'integrazione di nuovi moduli e la creazione di patch di varia natura. Le operazioni di update del digital workplace devono risultare invisibili all'utente finale, così come non devono sovraccaricare l'architettura IT, creando colli di bottiglia o causando disservizi sui sistemi informatici periferici. La logica devops (development + operations), in parallelo con quella continous delivery (la possibilità di rilasciare i software aggiornati a cicli continuo senza interrompere i workload), è in questo senso la più indicata per la gestione degli aggiornamenti.
5. cloud e digital workplace
Oggi, nella stragrande maggioranza dei casi, il Cloud è l’abilitatore del digital workplace: affidarsi a una soluzione SaaS (Software-as-a-Service) permette, infatti, alle imprese di coniugare duttilità, affidabilità e performance. Si potrebbe dire che è proprio grazie alle risorse IT on demand che digital workplace trova la sua massima espressione: piattaforme per la produttività standard integrabili con moduli dedicati a funzionalità specifiche, verticale per verticale; accessibilità garantita ovunque, da qualsiasi dispositivo; user experience omogenea sull'intero parco applicativo; security by design e soluzioni di monitoraggio e controllo del perimetro aziendale offerte come managed service; rilascio continuo di aggiornamenti compatibili con il software in uso che risultano del tutto trasparenti rispetto all'architettura IT dell'impresa e all'attività dei collaboratori.
E il software on premise?
Tuttavia, il dominio del Cloud non deve fuorviare e far credere che questa sia l’unica strada percorribile quando si parla di Digital Workplace: è possibile, infatti, adottare e sviluppare soluzioni on premise, soprattutto se un'organizzazione opera in un settore caratterizzato da regole molto restrittive sul fronte della Data Protection e ha convenienza a mantenere dati e applicazioni mission critical nei server aziendali.
