Per avviare programmi di Smart working nella PA realmente efficaci e sicuri, bisogna prima di ogni altra cosa digitalizzare i propri processi interni. Una premessa indispensabile, più che importante: trasferire parte – o la totalità – degli elementi che compongono la catena del valore fuori dai perimetri tradizionali dell'attività amministrativa rischia di essere inutile o addirittura dannoso se non si provvede prima ad omogeneizzare le procedure e l'erogazione dei servizi applicando la logica della dematerializzazione.
In generale, dematerializzare non vuol dire semplicemente rinunciare all'archiviazione cartacea in favore del formato digitale. Significa adottare una serie di piattaforme, strumenti e prassi che consentano di gestire i flussi documentali non solo in modalità paperless, ma anche in modo agile, resiliente, ovvero con la possibilità per ogni tipologia di utenza di farsi riconoscere dal sistema e di accedervi da qualsiasi luogo e con qualunque device, in totale sicurezza. Se questo vale indiscriminatamente per tutte le organizzazioni, restringendo il cerchio alla Pubblica Amministrazione è necessario introdurre anche i concetti di identità digitale, certificazione e validità legale in ciascuno dei passaggi che compongono iter approvativi, gestione di pratiche e iniziative di procurement.
Per quanto forse per qualcuno possa suonare anacronistico, l'utilizzo della carta continua infatti a rimanere il principale ostacolo alla digitalizzazione e quindi alla possibilità di rendere attivare lo smart working nella PA. La PEC (Posta elettronica certificata) è ormai uno strumento consolidato in termini di adozione, ma non altrettanto si può dire del suo utilizzo effettivo: nonostante il suo valore legale sia equivalente a quello di una raccomandata, troppo spesso si continua a preferire la tradizionale missiva cartacea. Che non solo va imbustata e spedita ma, una volta ricevuta, va anche scansionata.
Pensiamo poi ai processi approvativi: anche in presenza di un archivio digitale, nella stragrande maggioranza delle occasioni la firma viene ancora apposta su un documento cartaceo, che per essere fruito va per l'appunto stampato e poi di nuovo riacquisito in formato elettronico. Si tratta ovviamente di un modo di lavorare che rende impossibile lo Smart working nella PA. Purtroppo, sono gesti quotidiani che appartengono alla routine di centinaia di migliaia di lavoratori della PA, abitudini difficili da sradicare quando la popolazione aziendale vive in un regime di ordinaria amministrazione. Soluzioni come la PEC e il libro firma digitale, che consentono di gestire l'intero flusso documentale – ivi compresa dunque l'apposizione della sigla per vidimare e approvare fascicoli e atti – senza mai bisogno di stampare, si rivelano invece essenziali nel momento in cui si è costretti a cambiare registro, ricorrendo per esempio allo Smart working.
Il riferimento alla situazione che sta vivendo il nostro Paese – e non solo il nostro – è a questo punto inevitabile. Per garantire il distanziamento sociale necessario a limitare il contagio del coronavirus molte amministrazioni pubbliche hanno deciso di puntare sul lavoro da remoto, fornendo ai propri dipendenti gli strumenti essenziali per garantire l'operatività minima accedendo ai sistemi da casa. Risulta evidente che le organizzazioni che si erano mosse per tempo, puntando sulla logica della dematerializzazione, si trovano ora a gestire meglio la situazione d'emergenza, con un grado di operatività e una user experience del tutto paragonabili a quelle sperimentate in ufficio.
È un primo, decisivo, passo, ma ancora non sufficiente per parlare di Smart working in senso compiuto per la PA. Il grande salto ci sarà solo nel momento in cui, oltre a dematerializzare la gestione documentale, si provvederà a ridisegnare i processi, digitalizzandoli. Prevedendo cioè un'infrastruttura integrata e agile che garantisca l'orchestrazione a tutto tondo di qualsiasi tipo di interazione, incluse quelle di front-end con servizi fruibili da remoto anche da cittadini e imprese.