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Software digitalizzazione documenti: come sceglierlo

Quali sono i criteri per scegliere un software di digitalizzazione dei documenti? Premesso che ogni organizzazione ha le sue peculiarità e le sue specifiche esigenze – e che spesso occorre svolgere un'indagine accurata presso i propri collaboratori per individuarle e comprenderle – c'è una serie di fattori abilitanti che possono essere considerati imprescindibili ed essenziali per operare correttamente questa scelta. Vediamo quali sono.

 

Interfaccia utente semplice e intuitiva

Il primo elemento di base è quello relativo alla user experience, che deve essere disegnata attorno alle reali necessità di ogni funzione aziendale. Costruire o commissionare una piattaforma di document management che sia di difficile adozione o con un'interfaccia utente che ne scoraggi l'utilizzo nella quotidianità equivale a buttare denaro e a invogliare dipendenti e collaboratori a trovare alternative apparentemente più efficaci per svolgere il proprio lavoro. Per questo, tornando all'apertura dell'articolo, è fondamentale prima di ogni altra cosa capire come lavora e a cosa aspira la popolazione aziendale prima di formulare ipotesi per la creazione di una user experience  all'altezza delle aspettative.

 

Usabilità responsive, garantita anche per la fruizione in mobilità

Quanto appena detto deve valere anche e soprattutto sui dispositivi mobile, a partire dagli smartphone. La produttività da remoto e in movimento è ormai un'esigenza diffusa: grazie alle app per il business fruibili da telefono la forza lavoro può esprimere il massimo valore stando sul campo, vicino ai clienti e alle loro esigenze. A patto naturalmente che la tecnologia sia d'aiuto e non di impedimento. Per questo un software deve garantire la migliore usabilità possibile anche sul display del tablet e del telefono.

 

Predisposizione per firma elettronica e libro firma digitale

La digitalizzazione dei flussi documentali risulta inutile se non è integrata. Digitalizzare non significa solo dematerializzare i documenti rinunciando al formato cartaceo, significa dematerializzare i processi legati alla creazione, alla condivisione e alla conservazione dei documenti. Quindi anche per gli iter approvativi, che rappresentano forse le procedure più ostiche da ottimizzare in questo senso, si deve poter fare affidamento su soluzioni che garantiscano la continuità del flusso digitale anche in presenza di prese visioni e firme. Si rende così necessaria per la piattaforma di document management la possibilità di essere integrata con soluzioni di firma elettronica e libro firma digitale accessibili da qualsiasi dispositivo.

 

Security by design

Come noto, l'utilizzo dei mobile device e l'esigenza di dare vita a progetti realizzati gomito a gomito con clienti e partner rende, sul piano della gestione documentale, i confini aziendali sempre più labili. Per questo è necessario, quando si valuta la scelta di un software per la digitalizzazione documenti, considerare la sua efficacia sul fronte della cyber security e della data protection. Una soluzione caratterizzata da architetture di “security by design”, tipicamente fornite da Cloud provider specializzati, è quanto di meglio si possa desiderare in tal senso.

 

Approccio Cloud based

Si è citato il Cloud e non si può a questo punto non dire che tutte le caratteristiche fin qui elencate rappresentano i pilastri delle soluzioni Cloud based. A cui bisogna aggiungere agilità, flessibilità, capacità di scalare, possibilità di aggiungere funzioni e strumenti ad hoc per personalizzare i servizi acquistati, e soprattutto la logica pay-per-use, che consente anche a imprese non strutturate di accedere alle soluzioni più avanzate del mercato spendendo solo lo strettamente necessario.

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