Portare in mobilità la gestione dei documenti aziendali non vuol dire solo metterli a disposizione di chiunque, ovunque, grazie al display dello smartphone: significa anche creare le condizioni per monitorarli, gestirli e proteggerli in maniera più accurata all'interno di perimetri sempre meno definiti. Il punto, infatti, è che se non è l'azienda a predisporre piattaforme di document management sicure e usabili, saranno i collaboratori e i dipendenti a prendere autonomamente l'iniziativa. Come? Cominciando ad adottare tramite passaparola prodotti e applicazioni disponibili sugli store di Apple e di Android. Software dalla user experience accattivante, semplici da utilizzare e il più delle volte gratuiti.
Le app per la produttività da smartphone si contraddistinguono di solito per un approccio freemium: le funzionalità base sono offerte senza alcuna fee, mentre per sbloccare quelle avanzate è sufficiente pagare una manciata di euro. Altrimenti, il modello di business degli sviluppatori è tipicamente quello degli annunci pubblicitari in app. Si tratta comunque di piccoli compromessi che gli utenti sono disposti ad accettare, pur di accedere sempre e ovunque al proprio lavoro.
Per garantire la mobile security occorre una piattaforma di document management ad hoc
La contropartita è, come molti avranno già intuito, quella della scarsa sicurezza. Queste applicazioni raramente vengono sviluppate in modo nativo per operare in ambienti di business, e men che meno sono dotate delle specifiche minime per garantire una data protection adeguata: se i dipendenti le scaricheranno e le utilizzeranno per creare, modificare e conservare documenti con informazioni sensibili, è presto detto, quelle informazioni saranno a rischio.
Ecco perché le aziende, in parole povere, non possono fare a meno di pensare di adottare una piattaforma di gestione documentale completa. Una soluzione quindi che includa, anche rispetto all'ambito della mobilità, una serie di strumenti capaci di garantire a ciascuna categoria di utenti una user experience accattivante, efficacia nell'esecuzione dei task e compliance con le policy aziendali. Non ci sono molte alternative: se non ci pensa l'organizzazione, come detto, ci penseranno i dipendenti, con tutte le conseguenze del caso. Ed è assolutamente indispensabile sottolineare ancora una volta il tema dell'usabilità: un’applicazione può essere affidabile, completa di tutte le funzionalità, stabile e sicura. Ma se non offre all'utente un'interfaccia intuitiva, a maggior ragione sui display di piccole dimensioni degli smartphone, non sarà adottata e utilizzata.
I vantaggi della gestione documentale per la mobilità
Dopo queste precisazioni, possiamo passare a elencare i vantaggi che comporta l'adozione di una soluzione di document management pensata anche per la mobilità. Innanzitutto, l'organizzazione ne guadagna in termini di omogeneizzazione dei processi. Non soltanto sul piano della familiarità della popolazione aziendale con gli strumenti di produttività, ma anche e soprattutto rispetto alla possibilità di dare vita a flussi di dati standardizzati, più semplici da elaborare per le piattaforme analitiche. È l'analisi dei dati che consente infatti di studiare i workflow fornendo evidenze per ottimizzarli, renderli più efficienti o ridisegnarli in caso di riassetto organizzativo.
