I benefici che può ottenere chi si occupa di gestione dell'ufficio digitale attraverso una soluzione unificata per il workspace sono molti più di quanto si possa pensare. Dall'omogeneizzazione dei workflow alla possibilità di dirottare le risorse computazionali verso le postazioni effettivamente in uso o sottoposte a carichi di lavoro straordinari, passando per la totale trasparenza dei processi, portare su un unico pannello di controllo gli strumenti per il monitoraggio e il controllo degli strumenti per la produttività non significa solo alleggerire i sistemi informatici. Consente, soprattutto, di migliorare la qualità del lavoro della popolazione aziendale. Aumentando, di conseguenza, la soddisfazione di clienti e partner e provocando, in ultima analisi, un incremento dei risultati di business.
Gestione dell'ufficio digitale, cos'è il workspace?
Chiariamo prima di ogni altra cosa cosa si intende oggi con l'espressione workspace all'epoca dell'ufficio digitale. Se fino a pochi anni fa, infatti, il termine era sinonimo di ufficio o, usando il lessico IT, di desktop, nell'era dell'anywhere office la parola workspace – o workplace – ha assunto un'accezione tanto più vasta quanto meno circoscritta. Il workspace è infatti l'ambiente – fisico, digitale o ibrido – che condensa i tool necessari a svolgere le proprie attività, i punti di accesso per la connettività Internet, le piattaforme di collaboration e i contatti professionali. Un ambiente potenzialmente senza confini, dunque, anche perché sempre più spesso integrato con strumenti personali, utilizzati dai lavoratori per semplificare i task laddove l'azienda mette loro a disposizione applicazioni o procedure poco accessibili e intuitive. Il problema? Che la gestione dell'ufficio digitale è molto più complicata che in passato.
Gestione dell'ufficio digitale: una via a senso unico
Oltretutto, quello del digital workplace è un percorso evolutivo a senso unico: una volta intrapresa la strada della digitalizzazione e della dematerializzazione non si torna più indietro. E se non sarà l'organizzazione, e in particolare il dipartimento IT, a fornire una user experience omogenea e intuitiva, a prescindere dal fatto che si operi seduti a una scrivania o in mobilità, attraverso il display di un tablet o di uno smartphone, i lavoratori ricorreranno a soluzioni alternative, non garantite sotto il profilo della sicurezza e degli effettivi standard di servizio a cui punta l'azienda. Chi gestisce l'ufficio digitale ha dunque tutto l'interesse a implementare architetture con interfacce omogenee, semplici e usabili, su cui, all'occorrenza, intervenire con tempestività per risolvere disservizi o per effettuare modifiche e aggiornamenti.
La gestione dell'uffico digitale dev'essere unificata
Il primo passo per sviluppare l'approccio win-win appena descritto è per l'appunto la creazione di un sistema di gestione unificata dell'ufficio digitale: un solo cruscotto, un unico centro di controllo in grado non soltanto di attivare policy e strumenti peculiari per ciascun utente o per determinate categorie funzionali, ma anche di recepire gli input provenienti dalle singole postazioni per identificare l'insorgere di possibili criticità – il più delle volte non immediatamente riscontrabili dall'end-user – e correggerle prima ancora che si manifestino in modo evidente problemi per la produttività. E questo vale sia per le applicazioni desktop, sia per quelle studiate per offrire la massima versatilità in movimento, in ambienti Android e iOS.
Dalla gestione dell'ufficio a quella delle utenze
Si passa, in poche parole, da una gestione del parco applicativo – che diventa standard e omogeneo – a una gestione delle utenze, a cui possono venire assegnati con una logica drag and drop privilegi e limitazioni, attribuendo più o meno risorse informatiche e computazionali in base alle reali necessità del lavoratore. Parliamo inoltre di soluzioni tipicamente Cloud-based, il cui vantaggio non risiede solo nella maggiore semplicità di allocazione della capacità computazionale in funzione dei carichi di lavoro, ma anche nel sostanziale alleggerimento dell'infrastruttura IT: si passa infatti da una modalità di gestione basata sull'amministrazione delle eccezioni a un approccio fondato sul monitoraggio del rispetto delle regole da parte delle varie componenti del sistema. Una vera e propria rivoluzione, che consente a chi deve gestire l'ufficio digitale di liberarsi dall'assillo dei trouble ticket a ciclo continuo e di devolvere tempo ed energie verso attività ad alto valore aggiunto. Come per esempio quelle necessarie a sostenere la digital transformation del business.
