Firma elettronica: a cosa serve e a chi è utile in azienda

Adottare la firma elettronica in azienda non vuol dire soltanto muovere un passo decisivo verso la dematerializzazione dei flussi documentali. Il contesto economico e sociale che l'attuale momento storico ci ha posto di fronte ha cambiato nel giro di pochi mesi le carte in tavola, e oggi la firma elettronica è imprescindibile per abilitare la trasformazione necessaria alla digitalizzazione dei processi. Premessa a sua volta indispensabile per attuare piani di smart working e assicurare che tutti i lavoratori possano prendere parte agli iter approvativi attraverso cui si snoda il business, a prescindere dal luogo in cui si trovano e dal dispositivo che stanno utilizzando.

Una soluzione di firma elettronica – meglio ancora se integrata in una piattaforma di document management dotato di workflow firma – consente infatti di dare vita a un ambiente collaborativo che poggia senza frizioni sugli strumenti di produttività che gli utenti adoperano quotidianamente per svolgere le proprie mansioni.

Cos'è la firma elettronica oggi

La definizione normativa di firma elettronica la descrive come "un insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica". Ma per soddisfare i requisiti espressi dalla Direttiva europea 1999/93/CE, secondo i quali è necessario l'utilizzo di un certificato qualificato e di un dispositivo sicuro di firma, in modo che la sigla abbia anche valore probatorio e legale, bisogna scegliere la firma elettronica qualificata, ovvero la "firma elettronica ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma". Sono proprio le condizioni che oggi rispondono alle esigenze delle imprese che vogliono garantire la resilienza degli iter approvativi – e quindi la continuità di business – anche quando gli attori chiamati a processarli non possono essere presenti fisicamente.

A chi è utile la firma elettronica in azienda (e non solo)?

A differenza di quanto si possa pensare, la firma elettronica non agevola solo i decisori di business e le persone che – a vario titolo – sono direttamente coinvolte nei flussi documentali rispetto i quali è richiesta una serie di approvazioni per poter avanzare. Naturalmente, gli utenti finali godono di vantaggi immediati, visto che grazie alla firma elettronica possono visionare, vidimare e avallare i documenti da qualsiasi luogo e tramite qualunque device con un semplice tap, avendo la garanzia che il proprio intervento sia tracciato e registrato da un sistema sicuro e certificato.

Ma i benefici si sentono anche per chi lavora negli uffici amministrativi dell'azienda e che, pur non prendendo parte all'iter approvativo in qualità di responsabile o decisore, ha il gravoso compito di seguire – e nel caso forzare – l'avanzamento delle pratiche, sollecitando gli attori che non rispettano le tempistiche di compilazione e restituzione del documento. Proprio per le sue caratteristiche intrinseche, la firma elettronica consente a chi sta in segreteria di monitorare in tempo reale tutte le fasi dell'iter approvativo. Ciascun passaggio, inoltre, grazie all'integrazione della firma elettronica con una piattaforma di libro firma digitale, può essere programmato preventivamente in modo da costruire corsie preferenziali per lo smistamento dei documenti, snellendo i processi e impostando meccanismi di alert per notificare agli utenti la priorità e l'urgenza delle varie pratiche.

Nel momento in cui, poi, l'iter approvativo coinvolge attori esterni all’azienda (basti pensare alle procedure in ambito procurement, o ai passaggi che contraddistinguono la filiera logistica) la firma

elettronica diventa il principale fattore di successo nell'ottimizzazione e nello snellimento, a livello di ecosistema, dei processi cross-aziendali.

Ultimo, ma non per importanza, anche il CFO coglie benefici dall'adozione di una soluzione di firma elettronica: la drastica riduzione di carta e la diminuzione della spesa in consumabili, oltre all'abbattimento dei costi per i locali adibiti ad archivio si faranno sentire al momento di stilare il bilancio annuale.