Sempre più aziende stanno scoprendo i motivi per cui è importante integrare il libro firma digitale nei flussi documentali. Parliamo ovviamente di flussi dematerializzati, che consentono all'organizzazione di approvare e firmare documenti in formato elettronico, senza cioè dover più ricorrere alla carta o agli archivi fisici tradizionali, seguendo un percorso approvativo configurabile nel momento in cui i documenti sono caricati.
LIBRO FIRMA DIGITALE: quali sono i vantaggi?
I vantaggi sono ormai ben noti: minori costi rispetto all'uso di materiali consumabili (con conseguente riduzione dell'impatto ambientale del business), migliore efficienza operativa, maggiore sicurezza rispetto alla conservazione documentale, possibilità di raccogliere ed elaborare in modo automatico i dati estraibili dai singoli documenti. Senza contare i benefici che l'adozione di una piattaforma di document management comporta per l'attività degli agenti commerciali e per le imprese che si stanno affacciando sul mondo dello smart working. Avere la facoltà di accedere a qualsiasi file da remoto, indipendentemente dal dispositivo in uso, e godere di una user experience omogenea a prescindere dal luogo in cui ci si trovi è di fatto un plus irrinunciabile per gli utenti evoluti e specialmente per i giovani lavoratori.
L'importanza della firma elettronica nel document management
Tutte queste prerogative, però, non sono sufficienti per consentire al sistema di esprimere il massimo potenziale. Ciò che lo sprigiona davvero è infatti l'introduzione della firma elettronica, uno strumento indispensabile se si desidera integrare nell'automazione dei flussi documentali e nelle attività agile anche i processi approvativi. Sembra scontato dirlo, però è ciò che avviene ancora in molte aziende, penalizzandole: senza firma elettronica, l'espressione del consenso lungo la filiera avviene necessariamente con l'apposizione di una sigla sul documento cartaceo, che decontestualizzata da un flusso digitale, necessita per l'appunto che il documento in questione venga stampato, vidimato, scansionato e reimmesso nel flusso. Passaggi che rallentano il workflow generando inefficienze all'interno dell'organizzazione e azzerando i vantaggi che la dematerializzazione porta sul fronte della collaboration. Con la firma elettronica si perfeziona il meccanismo che permette a tutti i documenti, anche quelli strategici per il buon esito di una procedura di vendita o di acquisto, di giungere a destinazione con la massima efficienza e rapidità.
Come il libro firma digitale rivoluziona i processi autorizzativi
Si parlava poc'anzi di automazione dei processi autorizzativi. Una dimensione che può essere raggiunta solo se le aziende, dopo aver dematerializzato i flussi documentali e introdotto la firma elettronica, implementano anche il libro firma digitale. L'applicativo, come detto, sta riscuotendo sempre più successo tra le aziende che hanno intrapreso il percorso di trasformazione digitale proprio perché consente di pianificare con estrema accuratezza l'intero workflow necessario a portare a termine un processo decisionale. Tramite il libro firma digitale è, infatti, possibile non solo calendarizzare le fasi di vidimazione dei documenti, istruendo il sistema per inviarli al destinatario giusto nel momento giusto, ma anche personalizzare le funzionalità e il layout per lo strumento di approvazione in base alla posizione gerarchica e alle credenziali dell'utente. In questo modo si possono prevedere diverse tipologie di intervento da parte degli attori dell'iter decisionale: conferma di presa visione, approvazione e ovviamente convalida tramite firma digitale. Ancora una volta, su qualsiasi dispositivo e in tutte le situazioni d'uso, anche quando l'utente si trova per esempio fuori sede. Il libro firma digitale può essere inoltre utilizzato come un vero e proprio gestionale del processo approvativo, attraverso cui gli amministratori di sistema riescono a godere di una visuale completa sul percorso di ciascun documento, individuando eventuali difformità e colli di bottiglia lungo le procedure.
